ERP custom pentru distribuție B2B FMCG

Context

Distribuitor FMCG (food & beverages) cu acoperire pe 6 județe, 120 SKU-uri active, 800 clienți B2B (HoReCa și retail tradițional), 12 agenți de teren și 8 șoferi pe rute fixe.

Înainte de proiect operațiunile foloseau:

• Un SaaS de comenzi care nu vorbea cu sistemul de facturare
• Smartbill pentru facturare, cu introducere manuală
• WhatsApp Business pentru comunicarea cu agenții de teren
• Excel pentru rute, depozite și inventar pe consignații

Provocări

1. Triplu input: fiecare comandă era introdusă în 3 sisteme diferite, cu rate de eroare cumulate
2. Imposibilitatea trasabilității: un client care reclama o livrare necesita 30-40 minute de investigație manuală pe 3 sisteme
3. Agenții de teren lucrau pe formulare hârtie pe care le digitalizau seara, 2-3 ore zilnic de muncă administrativă
4. Închiderea de zi la depozite dura între 90 și 120 minute, cu reconcilieri manuale
5. Conformitate e-Factura: efort manual pentru fiecare factură, fără validare prealabilă

Abordare

Am construit un ERP unitar cu 5 module integrate și o aplicație mobilă dedicată agenților de teren.

ERP backbone

• Catalog SKU centralizat cu prețuri pe categorii client (HoReCa, retail)
• Workflow comenzi: agent → validare credit → preparare → livrare → confirmare → facturare
• Stocuri în timp real pe depozite și consignații
• Generare automată e-Factură cu validare XML înainte de submisie ANAF

Aplicație mobilă (Android)

• Catalog cu căutare offline + imagini SKU
• Comenzi rapide cu reorder automat pe istoric client
• Semnătură digitală pe livrare (POD electronic)
• Sincronizare automată când e online, queue local când nu e

Modulul de rută

• Optimizare rută zilnică pe punct de lucru
• Tracking GPS opțional (consimțământ explicit angajat)
• Raport sfârșit zi automat pentru fiecare șofer

Reporting executiv

• KPI-uri pe agent, depozit, categorie produs, regiune
• Top clienți după contribuție marginală
• Alertă pe stocuri sub minim cu 7 zile înainte

Integrare e-Factura ANAF

• Submisie automată zilnică
• Retry pe erori temporare
• Arhivare 10 ani conform legislației

Rezultate

• Comenzi procesate/zi: capacitate triplă cu același număr de operatori (input single, validări automate)
• Erori facturare reduse cu 85%: validări la nivel de produs și client
• Timp închidere zi redus de la 90-120 min la sub 30 min
• Satisfacție agenți teren: 4.7/5 după 60 zile de utilizare (anterior aplicația WhatsApp + hârtie era reclamată constant)
• Trasabilitate completă: orice comandă se poate audita în sub 1 minut

Stack tehnic

• Backend: Node.js + NestJS + PostgreSQL
• Frontend web: React + TanStack Query
• Mobile: React Native + SQLite local
• Integrare ANAF: serviciu dedicat cu retry queue
• Hosting: AWS (eu-central-1) + backup în S3 cross-region
• Monitoring: Datadog + PagerDuty pentru on-call

Status

În producție de 8 luni. Următoarea fază: integrare cu cele 4 sisteme ERP ale celor mai mari clienți retail care cer EDI în formate proprii.