Caso de estudio
ERP a medida para la distribución B2B de gran consumo
El paso de 3 herramientas SaaS desconectadas a un único ERP para un distribuidor de gran consumo con 120 referencias activas y 800 clientes B2B.
Un proyecto anterior a la fundación de Vanadium Systems SRL (abril de 2026). Proyectos como este llevaron a la empresa.
Contexto
Un distribuidor de gran consumo (alimentación y bebidas) que cubre 6 provincias, con 120 referencias activas, 800 clientes B2B (hostelería y comercio tradicional), 12 comerciales de campo y 8 conductores en rutas fijas.
Antes del proyecto, la operación usaba:
- Un SaaS de pedidos que no se comunicaba con el sistema de facturación
- Smartbill para facturar, con introducción manual
- WhatsApp Business para hablar con los comerciales de campo
- Excel para las rutas, los almacenes y el inventario en depósito
Retos
- La triple introducción: cada pedido se tecleaba en 3 sistemas distintos, y los errores se iban sumando
- Sin trazabilidad: una reclamación de un cliente sobre una entrega suponía 30-40 minutos de búsqueda manual en 3 sistemas
- Los comerciales de campo trabajaban con formularios en papel y los pasaban a limpio cada tarde: 2-3 horas de trabajo administrativo al día
- El cierre de fin de jornada en los almacenes llevaba de 90 a 120 minutos, con conciliación manual
- El cumplimiento de la facturación electrónica (e-Factura, obligatoria en Rumanía): trabajo manual en cada factura, sin comprobación antes del envío
Enfoque
Construimos un único ERP con 5 módulos integrados y una app móvil para los comerciales de campo.
Núcleo del ERP
- Catálogo central de referencias, con precios por categoría de cliente (hostelería, comercio)
- Flujo del pedido: comercial → comprobación de crédito → preparación → entrega → confirmación → facturación
- Stock en tiempo real por almacén y por depósito
- Facturas electrónicas generadas automáticamente, con validación del XML antes de enviarlas a la ANAF (la autoridad fiscal)
App móvil (Android)
- Catálogo con búsqueda sin conexión + imágenes de las referencias
- Pedidos rápidos, con reposición automática según el historial del cliente
- Firma digital en la entrega (prueba de entrega electrónica)
- Sincronización automática con conexión, cola local sin ella
Módulo de rutas
- Optimización diaria de las rutas por centro
- Seguimiento GPS opcional (consentimiento explícito del empleado)
- Informe automático de fin de jornada para cada conductor
Informes de dirección
- KPI por comercial, almacén, categoría de producto y región
- Principales clientes por contribución al margen
- Alerta de stock por debajo del mínimo, con 7 días de antelación
Integración con e-Factura de la ANAF
- Envío diario automático
- Reintento ante errores temporales
- Archivo de 10 años, como exige la ley
Resultados
- Pedidos procesados al día: el triple de capacidad con el mismo número de operadores (una sola introducción, comprobaciones automáticas)
- Errores de facturación: un 85 % menos, con comprobaciones a nivel de producto y de cliente
- Cierre de fin de jornada: de 90-120 min a menos de 30 min
- Satisfacción de los comerciales de campo: 4,7/5 tras 60 días de uso (antes, la rutina de WhatsApp + papel generaba quejas constantes)
- Trazabilidad completa: cualquier pedido se puede auditar en menos de 1 minuto
Stack técnico
- Backend: Node.js + NestJS + PostgreSQL
- Frontend web: React + TanStack Query
- Móvil: React Native + SQLite local
- Integración con la ANAF: servicio dedicado con una cola de reintentos
- Alojamiento: AWS (eu-central-1) + copia en S3 entre regiones
- Monitorización: Datadog + PagerDuty para las guardias
Estado
En producción desde hace 8 meses. Siguiente fase: la integración con los 4 ERP de los mayores clientes de distribución, que exigen EDI en sus propios formatos.