Cookies

Only one thing is optional: usage statistics with PostHog, on servers in the EU. They start only if you accept. What gets stored and for how long: cookie policy.

Skip to content

Legal

Privacy policy

Last updated: 2026-09-27

Legal text in Romanian. Translated copy on request: write to legal@vanadium.systems.

1. Operatorul datelor

Operatorul datelor cu caracter personal colectate prin intermediul site-ului vanadium.systems este Vanadium Systems, cu sediul în România. Datele de contact pentru orice solicitare privind prelucrarea datelor:

2. Date colectate

Colectăm exclusiv datele necesare pentru a răspunde solicitărilor dumneavoastră:

  • Formular de contact: nume, denumire companie, adresă de email, număr de telefon (opțional), conținutul mesajului transmis.
  • Programarea unui apel: nume, adresă de email, denumirea firmei (opțional), subiectul apelului și ora aleasă. Le folosim ca să programăm apelul, să vă trimitem confirmarea cu linkul de anulare și să ne pregătim de discuție. Temeiul este art. 6(1)(b) GDPR (demersuri făcute la cererea dumneavoastră înainte de un eventual contract). Datele sunt stocate pe serverul nostru din Germania (Hetzner Online GmbH) și sunt șterse la 90 de zile după data apelului. Nu folosim adresa de email pentru newsletter.
  • Date tehnice de jurnalizare: adresa IP, user-agent, timestamp, păstrate pe termen scurt în log-urile infrastructurii pentru protecție împotriva abuzurilor (rate limiting, anti-spam).
  • Telemetrie de performanță și trafic : statistici anonime de trafic prin Cloudflare Web Analytics (pagini vizitate, browser, dispozitiv, țară de origine), fără cookie-uri și fără stocare pe dispozitiv, deci fără consimțământ; metrici Web Vitals și analiză de produs (PostHog) doar cu acord. Detalii în Politica de cookie-uri.

Nu colectăm date sensibile, nu folosim profiling automatizat și nu luăm decizii cu efect juridic asupra dumneavoastră pe baza unor algoritmi.

Cu acordul dumneavoastră, folosim PostHog pentru analiză de produs (pagini vizitate, funnel-uri, adopție de funcționalități), găzduit în Uniunea Europeană (PostHog Cloud EU). Evenimentele trec printr-un proxy same-origin (fără conexiune directă din browser la infrastructura PostHog), fără captare automată a conținutului paginii și fără înregistrare de sesiune.

3. Scopurile prelucrării

  • Răspuns la solicitările comerciale și pași pre-contractuali (analiza fluxurilor, propunere tehnică, ofertă).
  • Negocierea, încheierea și executarea contractelor de servicii software.
  • Comunicarea operațională pe durata proiectelor (status, livrări, suport).
  • Securitatea infrastructurii și prevenirea abuzurilor.
  • Îndeplinirea obligațiilor legale (fiscal, contabil, arhivare).

4. Baza legală

  • Art. 6(1)(b) GDPR: executarea contractului sau efectuarea de pași pre-contractuali la cererea dumneavoastră.
  • Art. 6(1)(f) GDPR: interes legitim pentru securitate, prevenirea fraudelor și îmbunătățirea serviciilor.
  • Art. 6(1)(c) GDPR: obligații legale (contabilitate, arhivare).
  • Art. 6(1)(a) GDPR: consimțământul dumneavoastră, pentru telemetria opțională de performanță.

5. Perioade de stocare

  • Lead-uri necontractate: maximum 24 de luni de la ultima interacțiune, după care sunt șterse sau anonimizate.
  • Clienți contractați: pe durata contractului, plus 5 ani de la încetarea acestuia, conform termenelor de prescripție și obligațiilor fiscale aplicabile.
  • Documente fiscale și contabile: 10 ani, conform legislației române.
  • Programări de apeluri: 90 de zile de la data apelului.
  • Log-uri tehnice: maximum 90 de zile.

6. Subprocesori

Pentru funcționarea site-ului și a comunicării ne bazăm pe următorii subprocesori, fiecare cu garanții GDPR contractuale:

  • Cloudflare, Inc.: hosting edge, CDN, protecție DDoS, anti-bot și Cloudflare Web Analytics (statistici anonime de trafic, fără cookie-uri și fără stocare pe dispozitiv). Date prelucrate: cereri HTTP, IP (anonim), user-agent, pagini vizitate (agregate).
  • Resend, Inc.: livrare email tranzacțional pentru notificările formularului de contact și pentru confirmarea programărilor. Date prelucrate: nume, email, conținut mesaj.
  • Hetzner Online GmbH: găzduirea serverului pe care sunt stocate programările de apeluri, în Germania. Date prelucrate: nume, email, firmă, subiectul și ora apelului.
  • PostHog, Inc.: analiză de produs, găzduire în Uniunea Europeană (PostHog Cloud EU), activă doar cu acordul dumneavoastră. Date prelucrate: evenimente de utilizare (pagini vizitate, acțiuni în interfață), identificator pseudonimizat de sesiune. Fără captare automată a conținutului paginii, fără înregistrare de sesiune.

Lista actualizată a subprocesorilor este disponibilă la cerere și este parte integrantă a Acordului de prelucrare a datelor (DPA) pentru clienții enterprise.

7. Transferuri internaționale

Anumiți subprocesori (Cloudflare, Resend) au sediul în afara Spațiului Economic European. Transferurile se realizează în baza Clauzelor Contractuale Standard adoptate de Comisia Europeană și a măsurilor tehnice complementare (criptare în tranzit și în repaus).

8. Drepturile dumneavoastră

Conform GDPR, beneficiați de următoarele drepturi:

  • Dreptul de acces la datele prelucrate.
  • Dreptul la rectificarea datelor inexacte sau incomplete.
  • Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat"), în limitele obligațiilor legale.
  • Dreptul la restricționarea prelucrării.
  • Dreptul la portabilitatea datelor.
  • Dreptul de opoziție la prelucrările bazate pe interes legitim.
  • Dreptul de a retrage consimțământul în orice moment, fără efect retroactiv.
  • Dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP): www.dataprotection.ro.

Pentru exercitarea oricăruia dintre aceste drepturi, contactați-ne la contact@vanadium.systems. Răspundem în maximum 30 de zile.

9. Securitate

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice rezonabile: criptare TLS în tranzit, segregare a accesului, principiul privilegiului minim, jurnalizare a accesului la date, rotație periodică a credențialelor și backup-uri criptate. În caz de breșă de securitate cu risc pentru drepturile persoanelor vizate, vom notifica ANSPDCP în maximum 72 de ore și persoanele afectate fără întârziere nejustificată.

10. Conformitate operațională GDPR

10.1 DPIA: evaluare de impact asupra protecției datelor

Efectuăm DPIA conform art. 35 GDPR pentru prelucrările cu risc ridicat. Pentru livrabilele custom care prelucrează categorii speciale de date sau volume mari de date personale, livrăm raportul DPIA împreună cu produsul. Vanadium Systems, prin natura serviciilor sale (site corporate și lead capture), nu desfășoară prelucrări proprii care să întrunească pragul de risc ridicat din art. 35.

10.2 DPA: acord de prelucrare a datelor

Când prelucrăm date în numele clientului (rol de persoană împuternicită), încheiem un Acord de prelucrare a datelor (DPA) conform art. 28 GDPR, care reglementează obiectul, durata, natura și scopul prelucrării, categoriile de date și de persoane vizate, obligațiile părților și lista subprocesorilor autorizați. Detalii și template: /legal/dpa.

10.3 Registru de prelucrări (art. 30 GDPR)

Menținem un registru intern al activităților de prelucrare în calitate de operator, care conține: scopurile prelucrării, categoriile de persoane vizate și de date personale, destinatarii, transferurile către țări terțe, termenele de păstrare și descrierea măsurilor tehnice și organizatorice de securitate. Registrul este disponibil la cerere autorităților competente, inclusiv ANSPDCP.

11. Modificări

Această politică poate fi actualizată periodic. Versiunea curentă este afișată mereu pe această pagină, iar data ultimei actualizări este indicată în antet. Modificările materiale vor fi comunicate proactiv clienților activi.

12. Contact responsabil cu protecția datelor

Pentru orice întrebare privind prelucrarea datelor, ne puteți contacta la contact@vanadium.systems.