Caso de estudio
Portal de clientes B2B para un SaaS vertical
Un portal de autoservicio con facturación, soporte y acceso por API para un SaaS vertical rumano del sector legal.
Un proyecto anterior a la fundación de Vanadium Systems SRL (abril de 2026). Proyectos como este llevaron a la empresa.
Contexto
Un SaaS vertical de legal tech (gestión de contratos y due diligence para despachos de abogados) con 280 organizaciones cliente en el momento del proyecto. Antes, el alta de clientes, el soporte, la facturación y el acceso por API se llevaban por correo y con un Notion compartido.
Los tickets de soporte crecían al ritmo del número de clientes, y dar de alta a un cliente nuevo suponía de media 1,5 días laborables de una persona de Customer Success.
Retos
- El alta manual: cada cliente nuevo necesitaba una cuenta creada a mano, una demo a medida, la configuración de la marca, una clave de API y 3 sesiones de formación
- Los tickets repetitivos: el 65 % del volumen de soporte eran 8 preguntas recurrentes sin documentación central
- Una facturación opaca: facturas enviadas cada mes por correo, sin forma de que el cliente viera su consumo actual
- Un acceso por API sin control: claves compartidas por correo, sin límite de peticiones por cliente ni pista de auditoría
- Una retención a la baja: los clientes con poco uso no se detectaban a tiempo para actuar
Enfoque
Construimos un portal de autoservicio completo, integrado con el producto existente.
Módulo de cuenta
- Registro autónomo con validación del correo + asistente de bienvenida
- Configuración de la marca (logo, colores, dominio propio opcional)
- Invitaciones de usuarios con roles (admin, manager, colaborador, lector)
- Registro de auditoría por organización
Módulo de facturación
- Consumo en tiempo real (contratos activos, usuarios, almacenamiento)
- Historial de facturas con descarga en PDF + XML de e-Factura
- Cambio de plan en autoservicio (subir o bajar de plan)
- Reintento automático de los pagos fallidos, con avisos a los 3, 7 y 14 días
Módulo de API
- Creación y revocación de claves de API por organización
- Límite de peticiones definido por plan
- Documentación interactiva (OpenAPI 3 + pruebas en vivo)
- Configurador de webhooks con un endpoint de prueba
Módulo de soporte
- Base de conocimiento con búsqueda de texto completo (más de 300 artículos iniciales)
- Tickets conectados con el canal interno de Slack del equipo de soporte
- Página de estado pública con historial de incidencias
- Escalado automático según el SLA del plan
Seguimiento de salud por cuenta
- Puntuación de uso automática por organización
- Alerta a Customer Success cuando la puntuación baja de un umbral
- Panel interno con las 50 cuentas con más riesgo
Resultados
- Tickets de soporte al mes: un 60 % menos en los 90 días siguientes al lanzamiento de la base de conocimiento y de los flujos de autoservicio
- Tiempo de alta de un cliente nuevo: de 1,5 días laborables a 4 horas (30 minutos de ellas con intervención humana)
- NPS tras el lanzamiento: 58, frente a 31 antes
- Retención a 6 meses: 94 %, frente al 86 %
- Capacidad de Customer Success: el mismo equipo atiende a 2,4 veces más clientes
Stack técnico
- Backend: Python + FastAPI + PostgreSQL
- Frontend: Next.js + Tailwind + shadcn/ui
- Autenticación: Auth0 con un mapeo RBAC a medida
- Facturación: Stripe Billing + adaptador de e-Factura de la ANAF
- Documentación: Docusaurus con colaboradores internos
- Página de estado: BetterStack
- Alojamiento: Vercel (frontend) + AWS RDS (base de datos)
Estado
En producción desde hace 11 meses. Siguientes pasos: expansión a varias regiones (DACH) con residencia de datos conforme al RGPD y SSO empresarial (SAML 2.0).