ERP sur mesure pour la distribution B2B de produits de grande consommation

Contexte

Un distributeur de produits de grande consommation (alimentation et boissons) qui couvre 6 départements, avec 120 références actives, 800 clients B2B (hôtellerie-restauration et commerce traditionnel), 12 commerciaux de terrain et 8 chauffeurs sur des tournées fixes.

Avant le projet, l'activité utilisait :

• Un SaaS de prise de commandes qui ne communiquait pas avec la facturation
• Smartbill pour la facturation, avec saisie manuelle
• WhatsApp Business pour échanger avec les commerciaux de terrain
• Excel pour les tournées, les entrepôts et le stock en dépôt

Défis

1. La triple saisie : chaque commande était tapée dans 3 systèmes différents, et les erreurs s'additionnaient
2. Aucune traçabilité : une réclamation client sur une livraison demandait 30 à 40 minutes de recherche manuelle dans 3 systèmes
3. Les commerciaux de terrain travaillaient sur des formulaires papier et les ressaisissaient chaque soir, soit 2 à 3 heures de travail administratif par jour
4. La clôture de fin de journée dans les entrepôts prenait 90 à 120 minutes, avec un rapprochement manuel
5. La conformité à la facturation électronique (e-Factura, obligatoire en Roumanie) : un effort manuel sur chaque facture, sans contrôle avant l'envoi

Approche

Nous avons construit un seul ERP avec 5 modules intégrés et une application mobile pour les commerciaux de terrain.

Socle ERP

• Catalogue central des références, avec des prix par catégorie de client (hôtellerie-restauration, commerce)
• Circuit de commande : commercial → contrôle du crédit → préparation → livraison → confirmation → facturation
• Stock en temps réel par entrepôt et par dépôt
• Factures électroniques générées automatiquement, avec validation du XML avant l'envoi à l'ANAF (l'administration fiscale)

Application mobile (Android)

• Catalogue avec recherche hors ligne + images des références
• Commandes rapides, avec réassort automatique selon l'historique du client
• Signature numérique à la livraison (preuve de livraison électronique)
• Synchronisation automatique en ligne, file d'attente locale hors ligne

Module de tournées

• Optimisation quotidienne des tournées par site
• Suivi GPS facultatif (consentement explicite du salarié)
• Rapport de fin de journée automatique pour chaque chauffeur

Rapports de direction

• KPI par commercial, entrepôt, catégorie de produit, région
• Principaux clients selon leur contribution à la marge
• Alerte sur un stock sous le minimum, 7 jours à l'avance

Intégration e-Factura de l'ANAF

• Envoi quotidien automatique
• Nouvelle tentative en cas d'erreur temporaire
• Archivage sur 10 ans, comme l'exige la loi

Résultats

• Commandes traitées par jour : une capacité triplée avec le même nombre d'opérateurs (saisie unique, contrôles automatiques)
• Erreurs de facturation en baisse de 85 % : contrôles au niveau du produit et du client
• Clôture de fin de journée passée de 90-120 min à moins de 30 min
• Satisfaction des commerciaux de terrain : 4,7/5 après 60 jours d'utilisation (auparavant, la routine WhatsApp + papier suscitait des plaintes constantes)
• Traçabilité complète : toute commande peut être auditée en moins d'1 minute

Pile technique

• Backend : Node.js + NestJS + PostgreSQL
• Frontend web : React + TanStack Query
• Mobile : React Native + SQLite local
• Intégration ANAF : service dédié avec une file de nouvelles tentatives
• Hébergement : AWS (eu-central-1) + sauvegarde S3 inter-régions
• Surveillance : Datadog + PagerDuty pour l'astreinte

État

En production depuis 8 mois. Prochaine phase : l'intégration avec les 4 ERP des plus grands clients de la distribution, qui exigent de l'EDI dans leurs propres formats.