Étude de cas
Portail client B2B pour un SaaS vertical
Un portail en libre-service avec facturation, support et accès API pour un SaaS vertical roumain du secteur juridique.
Un projet antérieur à la création de Vanadium Systems SRL (avril 2026). Ce sont des projets comme celui-ci qui ont mené à l'entreprise.
Contexte
Un SaaS vertical de legal tech (gestion de contrats et due diligence pour cabinets d'avocats) avec 280 organisations clientes au moment du projet. Auparavant, l'intégration des clients, le support, la facturation et l'accès API passaient par l'e-mail et un Notion partagé.
Les tickets de support augmentaient au rythme du nombre de clients, et l'intégration d'un nouveau client prenait en moyenne 1,5 jour ouvré d'une personne du Customer Success.
Défis
- Une intégration manuelle : chaque nouveau client demandait un compte créé à la main, une démo sur mesure, la configuration de la marque, une clé API et 3 sessions de formation
- Des tickets répétitifs : 65 % du volume de support portait sur 8 questions récurrentes, sans documentation centrale
- Une facturation opaque : des factures envoyées chaque mois par e-mail, sans moyen pour le client de voir sa consommation en cours
- Un accès API non maîtrisé : des clés partagées par e-mail, sans limitation de débit par client ni piste d'audit
- Une rétention en baisse : les clients peu actifs n'étaient pas repérés à temps pour intervenir
Approche
Nous avons construit un portail complet en libre-service, intégré au produit existant.
Module de compte
- Inscription autonome avec validation de l'e-mail + assistant de démarrage
- Configuration de la marque (logo, couleurs, domaine propre en option)
- Invitations d'utilisateurs avec rôles (admin, manager, contributeur, lecteur)
- Journal d'audit par organisation
Module de facturation
- Consommation en temps réel (contrats actifs, utilisateurs, stockage)
- Historique des factures avec téléchargement PDF + XML e-Factura
- Changement de formule en libre-service (montée ou descente en gamme)
- Nouvelle tentative automatique sur les paiements échoués, avec des avis à 3, 7 et 14 jours
Module API
- Création et révocation de clés API par organisation
- Limitation de débit définie par formule
- Documentation interactive (OpenAPI 3 + essai en direct)
- Configurateur de webhooks avec un point de test
Module de support
- Base de connaissances avec recherche en texte intégral (plus de 300 articles au départ)
- Tickets reliés au canal Slack interne de l'équipe de support
- Page d'état publique avec l'historique des incidents
- Escalade automatique selon le SLA de la formule
Suivi de santé par compte
- Score d'usage automatique par organisation
- Alerte au Customer Success quand le score passe sous un seuil
- Tableau de bord interne avec les 50 comptes les plus à risque
Résultats
- Tickets de support par mois : en baisse de 60 % dans les 90 jours suivant le lancement de la base de connaissances et des parcours en libre-service
- Temps d'intégration d'un nouveau client : de 1,5 jour ouvré à 4 heures (dont 30 minutes d'intervention humaine)
- NPS après le lancement : 58, contre 31 auparavant
- Rétention à 6 mois : 94 %, contre 86 %
- Capacité du Customer Success : le même effectif accompagne 2,4 fois plus de clients
Pile technique
- Backend : Python + FastAPI + PostgreSQL
- Frontend : Next.js + Tailwind + shadcn/ui
- Authentification : Auth0 avec un mappage RBAC sur mesure
- Facturation : Stripe Billing + adaptateur e-Factura de l'ANAF
- Documentation : Docusaurus avec des contributeurs internes
- Page d'état : BetterStack
- Hébergement : Vercel (frontend) + AWS RDS (base de données)
État
En production depuis 11 mois. Prochaines étapes : extension multi-régions (DACH) avec résidence des données conforme au RGPD et SSO d'entreprise (SAML 2.0).