Caso di studio
ERP su misura per la distribuzione B2B di largo consumo
Il passaggio da 3 strumenti SaaS scollegati a un unico ERP per un distributore di largo consumo con 120 referenze attive e 800 clienti B2B.
Un progetto precedente alla fondazione di Vanadium Systems SRL (aprile 2026). Progetti come questo hanno portato all'azienda.
Contesto
Un distributore di largo consumo (alimentari e bevande) che copre 6 province, con 120 referenze attive, 800 clienti B2B (Ho.Re.Ca. e dettaglio tradizionale), 12 agenti sul campo e 8 autisti su giri fissi.
Prima del progetto, l'attività usava:
- Un SaaS per gli ordini che non comunicava con il sistema di fatturazione
- Smartbill per la fatturazione, con inserimento manuale
- WhatsApp Business per parlare con gli agenti sul campo
- Excel per i giri, i magazzini e le scorte in conto deposito
Sfide
- Il triplo inserimento: ogni ordine veniva digitato in 3 sistemi diversi, e gli errori si sommavano
- Nessuna tracciabilità: un reclamo di un cliente su una consegna richiedeva 30-40 minuti di ricerca manuale in 3 sistemi
- Gli agenti sul campo lavoravano su moduli di carta e li ricopiavano ogni sera: 2-3 ore di lavoro amministrativo al giorno
- La chiusura di fine giornata nei magazzini richiedeva da 90 a 120 minuti, con riconciliazione manuale
- La conformità alla fatturazione elettronica (e-Factura, obbligatoria in Romania): lavoro manuale su ogni fattura, senza controlli prima dell'invio
Approccio
Abbiamo costruito un unico ERP con 5 moduli integrati e un'app mobile per gli agenti sul campo.
Nucleo dell'ERP
- Catalogo centrale delle referenze, con prezzi per categoria di cliente (Ho.Re.Ca., dettaglio)
- Flusso dell'ordine: agente → controllo del fido → prelievo → consegna → conferma → fatturazione
- Magazzino in tempo reale per deposito e per conto deposito
- Fatture elettroniche generate in automatico, con validazione dell'XML prima dell'invio all'ANAF (l'autorità fiscale)
App mobile (Android)
- Catalogo con ricerca offline + immagini delle referenze
- Ordini rapidi, con riordino automatico in base allo storico del cliente
- Firma digitale alla consegna (prova di consegna elettronica)
- Sincronizzazione automatica online, coda locale offline
Modulo dei giri
- Ottimizzazione quotidiana dei giri per sede
- Tracciamento GPS facoltativo (consenso esplicito del dipendente)
- Rapporto automatico di fine giornata per ogni autista
Report direzionali
- KPI per agente, magazzino, categoria di prodotto, regione
- Clienti principali per contributo al margine
- Avviso sulle scorte sotto il minimo, con 7 giorni di anticipo
Integrazione con e-Factura dell'ANAF
- Invio quotidiano automatico
- Nuovo tentativo in caso di errori temporanei
- Archivio di 10 anni, come richiede la legge
Risultati
- Ordini elaborati al giorno: capacità triplicata con lo stesso numero di operatori (inserimento unico, controlli automatici)
- Errori di fatturazione: -85%, con controlli a livello di prodotto e di cliente
- Chiusura di fine giornata: da 90-120 minuti a meno di 30 minuti
- Soddisfazione degli agenti sul campo: 4,7/5 dopo 60 giorni di utilizzo (prima, la routine WhatsApp + carta generava lamentele continue)
- Tracciabilità completa: qualsiasi ordine si può verificare in meno di 1 minuto
Stack tecnologico
- Backend: Node.js + NestJS + PostgreSQL
- Frontend web: React + TanStack Query
- Mobile: React Native + SQLite locale
- Integrazione ANAF: servizio dedicato con una coda di nuovi tentativi
- Hosting: AWS (eu-central-1) + backup S3 tra regioni
- Monitoraggio: Datadog + PagerDuty per la reperibilità
Stato
In produzione da 8 mesi. Prossima fase: l'integrazione con i 4 ERP dei maggiori clienti della distribuzione, che richiedono EDI nei propri formati.