Sincronizare automată cu programul de contabilitate (Nexus, SAGA, WinMentor)

Aproape orice operator care folosește VanaGreen lucrează cu un contabil sau o firmă de contabilitate externă, iar aproape toți aveau, până acum, același flux manual: cineva exportă documentele din aplicație, le trimite pe email sau le urcă undeva, iar contabilul le introduce manual în Nexus, SAGA sau WinMentor. E un pas care nu produce nicio valoare în sine — doar mută aceleași date dintr-un loc în altul, cu risc de eroare la fiecare transcriere.

Ce s-a schimbat

API-ul public al VanaGreen (/api/v1/public/), deja folosit de parteneri pentru citirea documentelor, a fost îmbogățit cu ce lipsea pentru o integrare contabilă completă: fiecare colectare sau ieșire returnată acum include și liniile de material propriu-zise — codul deșeului, cantitatea netă, prețul unitar și valoarea liniei — plus identitatea completă a partenerului (tip, CUI, nume). A apărut și un endpoint care lipsea până acum, pentru citirea unei ieșiri individuale după ID, simetric cu ce exista deja pentru colectări.

Fiecare cheie API se configurează acum cu un provider — Nexus, SAGA, WinMentor sau altul — vizibil ca etichetă în Setări → Chei API. Nu schimbă ce date circulă, dar face clar, dintr-o privire, ce integrare e legată de ce cheie, util mai ales când un operator lucrează cu mai multe fluxuri contabile în paralel.

Confirmarea, nu doar citirea

Partea nouă importantă nu e doar că datele circulă mai bogat, ci că integrarea are acum o buclă de confirmare. Când sistemul contabil citește un document prin API, acesta se marchează automat ca „Citit". Dar „citit" nu înseamnă „preluat cu succes" — un document poate fi citit și totuși respins ulterior de contabil dintr-un motiv oarecare (cod de material lipsă în nomenclatorul lui, discrepanță de format). De aceea a fost adăugat un endpoint separat de confirmare, prin care sistemul contabil trimite explicit înapoi „am preluat documentul X cu succes" sau semnalează o eroare — iar acel status devine vizibil operatorului, nu doar contabilului.

Regula e simplă și intenționată: o dată ce un document e confirmat, o simplă re-citire ulterioară nu-l retrogradează înapoi la „citit". Asta contează pentru că un sistem contabil poate citi aceleași date de mai multe ori (retry-uri, sincronizări periodice) fără ca fiecare citire să reseteze artificial statusul real al documentului.

O pagină nouă pentru operator

În Setări → Compliance a apărut o pagină „Contabilitate", unde operatorul vede, pentru fiecare document finalizat, exact în ce stadiu e sincronizarea — Necitit, Citit, Confirmat sau Eroare — filtrabil pe tip de document, provider și interval de dată. Practic, operatorul nu mai trebuie să întrebe contabilul „ai primit documentele de săptămâna trecută" — vede direct în aplicație.

O decizie fermă legată de datele personale

Pe partea de identitate a partenerului, persoanele fizice apar în API doar cu numele lor — CNP-ul nu este niciodată expus, indiferent de context sau de cererea integrării. E o decizie fixată în cod, nu doar o convenție de documentație, tocmai pentru că un API public, odată deschis unui partener extern, trebuie să rămână corect chiar și atunci când cineva ar cere din greșeală un câmp în plus.

Ce înseamnă practic

Pentru un operator cu volum mare de documente lunare, diferența e eliminarea completă a pasului manual de transfer către contabilitate — și, la fel de important, vizibilitatea că documentele chiar au ajuns unde trebuie, nu doar presupunerea că "probabil s-a trimis". Contabilul confirmă din propriul sistem, nu prin email separat, iar orice discrepanță apare direct pe pagina de status, nu la închiderea lunii.