Ștampilă electronică internă — documente semnate digital, fără hârtie

Un document de tipul NIR sau Borderou generat de VanaGreen trebuie, până la urmă, să arate ca un document oficial — cu ștampila și semnătura firmei care l-a emis. Până acum, asta însemna un pas manual: descarci PDF-ul, îl printezi, ștampilezi, semnezi, poate scanezi la loc dacă trebuie trimis pe email. Pentru un operator care generează zeci de documente pe zi, pasul ăsta se repetă la fel de multe ori.

VanaGreen elimină pasul manual cu o ștampilă electronică internă — semnătura firmei, desenată o singură dată, aplicată automat pe fiecare document generat.

Ce este, tehnic și legal

E important să fie clar de la început ce anume e acest tip de semnătură: o semnătură electronică avansată, în sensul Legii 214/2024, nu o semnătură calificată eIDAS (cea care are nevoie de certificat emis de un furnizor acreditat, gen certSIGN). Distincția contează legal — dar nu schimbă nimic pentru valabilitatea documentelor. NIR, Borderou și Aviz sunt deja documente suport valabile prin identitatea celui care le-a creat și jurnalul de audit intern al aplicației (conform OMF 2634/2015, Anexa 1, pct. 11); ștampila electronică nu înlocuiește acea bază legală, doar adaugă o dovadă vizuală și verificabilă de autenticitate/integritate peste ea.

Tenantul își desenează sau încarcă semnătura o singură dată, în Setări. La acel moment, platforma generează automat o pereche de chei criptografice proprii tenantului (nu un cont la un furnizor extern) — cheia privată e păstrată criptat, niciodată vizibilă direct.

Aplicare selectivă, oprită implicit de două ori

Activarea are un design deliberat conservator, în două straturi. Primul: completarea setup-ului (desenarea semnăturii) nu pornește automat semnarea — rămâne oprită până când tenantul o activează explicit dintr-un comutator separat. Al doilea: chiar și activată, semnarea se aplică doar pe tipurile de documente pe care tenantul le bifează — NIR/PV, Borderou/Dispoziție de plată, Aviz — nu global, pe orice document generat.

Dacă la un moment dat reprezentantul legal se schimbă și tenantul reface setup-ul cu o semnătură nouă, vechea pereche de chei e retrasă, iar semnarea revine automat pe oprit — o semnătură veche nu poate rămâne activă sub un reprezentant care nu mai e valabil, fără o reconfirmare explicită.

Un cod de verificare, nu doar o imagine

Fiecare document semnat primește un cod de verificare vizibil pe PDF, alături de imaginea semnăturii. Codul nu e decorativ — e amprenta cheii criptografice folosite la semnare. În fundal, platforma calculează un hash al conținutului exact al PDF-ului generat și îl semnează criptografic cu cheia tenantului; rezultatul e păstrat separat, astfel încât oricând se poate verifica dacă documentul de azi corespunde exact cu ce a fost semnat inițial, sau dacă bytes-ii lui s-au schimbat între timp. E o formă de detectare a manipulării, nu doar o poză cu o semnătură.

Generarea documentului nu depinde niciodată de succesul semnării — dacă din orice motiv semnarea eșuează, documentul se generează oricum, fără ștampilă electronică. Un pas suplimentar nu are voie să blocheze un flux esențial.

De ce contează pentru un operator

Practic, un document care iese din VanaGreen cu ștampila electronică activată nu mai trece prin print-ștampilă-semnează-scanează. Iese gata, cu semnătura firmei deja aplicată, verificabilă printr-un cod pe care oricine îl poate confrunta. Pentru un operator cu volum mare de documente zilnice — mai ales cele trimise direct pe email către parteneri sau autorități — asta înseamnă un pas manual mai puțin la fiecare document, fără compromis pe partea de trasabilitate sau autenticitate.